כישורי תקשורת יעילים לניהול פגישות

תיאור

הפגישות מכסות שלושה תחומי אחריות עיקריים: (1) לספק את המדיניות והנהלים; (2) לארגן ולהפעיל את הפגישה לפי הוראות הקבע והפורמליות שלה; (3) לצפות מהחברים המשתתפים בקבלת ההחלטות וביזום ויישום פעולות בתחומי ההתמחות והאינטרס של הפגישה. כאשר שלושת תחומי האחריות הללו מיושמים באופן עקבי, ישיבות ייכנסו לתוקף מכיוון שהביצוע והחברים יקבלו את ההזדמנות ליצור רעיונות חדשים, לפתור בעיות ולקבל החלטות דמוקרטיות.

רוב המנהלים מבלים זמן רב בפגישות עם פקודיהם ופקידי החברה. הם עובדים כחברים בצוותי עבודה חוצה פונקציות או כמשתתפים בכוחות משימה מיוחדים. ניהול פגישות יצרניות מהווה אתגר מרכזי שחוזר על עצמו בפני מנהלים רבים. פגישות רבות הן פגישות פשוטות לשיתוף מידע. לאחר מכן ניתן להפיץ את המידע בצורה טובה יותר באמצעות תזכיר קצר או שיחת טלפון מהירה. פגישות רבות אחרות נערכות על מנת לפתור בעיות מסובכות בעוד שלא נמצא סופית איתור עובדות ומחקר.

הצעד הראשון בניהול פגישות איכותיות הוא להבטיח שהמידע שנמסר הוא הרכב המתאים לסוג התקשורת הנדרש.

מיומנויות תקשורת יעילות לניהול פגישות

1. הפץ את סדר היום של הפגישה לפני תחילת הישיבה. בדרך כלל מופץ תזכיר בין המשתתפים המכיל את הנושאים עליהם יידון במפגש. תן לכל המשתתפים אפשרות לשתף רעיונות בנושאים עליהם יידונו במהלך הפגישה. הימנע מקביעת יותר מדי נושאים לדיון. היה עקבי עם מה שאתה רוצה לדון בפגישה מסוימת.

2. הזמן את כל המשתתפים ומקבלי ההחלטות הרלוונטיים. הם ימלאו תפקיד חשוב בהחלטות הסופיות של הפגישה הנדונה.

3. בחר מקום מתאים לפגישה. נסו למצוא מקום גדול עם אווירה נוחה. המקום הנכון יקל על חילופי המסרים ויעניק לך את האפשרות לומר את הדרוש.

4. בחרו כסאות עם כריות רכות עם תאורה מספקת.

5. ערכו פרוטוקולים מהפגישה והפיצו אותם למשתתפים לאחר הפגישה. היבטים חשובים לפני פגישה

קבע אם הנושאים העומדים על הפרק ראויים לפתרון.

• האם הנושאים האלה חשובים מספיק?

• האם יש לנו מספיק משאבים וזמן לפתור בעיות אלה?

• האם מוכנים להקצות את המשאבים והזמן שלנו לפתרון בעיות אלה?

הסבירו את מטרת הפגישה.

• מדוע עלינו לדון בסוגיות אלו?

• מה אנו מצפים מפגישה זו?

• מה התפקידים שלנו בניסיונות להשיג את היעדים הצפויים?

• מה אנו מצפים מפגישה זו בקשר עם היחסים שיש לנו עם גורמים חיצוניים?

תכין את עצמך.

• איזו בעיה יש לי בראש ולמה?

• כיצד אוכל לבטא את הבעיה המדוברת?

• האם הבעיה נגרמת על ידי אחרים?

• האם יש לי נכונות להקשיב לשאר המשתתפים בפגישה?

• איך אני מרגיש לגבי הבעיה? איך האחרים מרגישים לגבי הבעיה? האם אנו יכולים לשלוט ברגשותינו כשמדברים על זה?

התקרב לאחרים.

• פנה לאחרים וקבע מקום ניטראלי לקיים פגישה.

• שאל אם כל הנוגעים בדבר יכול להשתתף בפגישה בזמן ובמקום מסוים.

היבטים חשובים במהלך פגישה

• התייחס לכולם בכבוד.

• היו כנים.

• האזינו לדעות אחרות והבינו מדוע דעותיהם חשובות להם

• הסביר את השקפותיך ורצונותיך.

• שלוט ברגשות שלך. קח הפסקה במידת הצורך.

• להיות סבלני. הדיון עשוי להתנהל במעגלים לפעמים. נסה להקשיב ביתר תשומת לב.

• סיעור מוחות. שתף את הרעיונות שלך כדי למלא את הצרכים של כולם.

• קבל החלטה הנתמכת על ידי כולם וקבע תוכנית יישום.

היבטים חשובים לאחר פגישה

• ערוך פרוטוקולים לתיעוד ההחלטות המשותפות שהתקבלו במהלך הפגישה.

• במקרה שהפגישה לא קיבלה החלטה משותפת, תכנן את הפגישה הבאה. ציינו מה נדון ומה עדיין צריך לדון בפגישה הבאה. זה חשוב כדי למנוע חזרה על אותם דיונים בפגישה הבאה.

• הכינו סדר יום לפגישה הבאה.

• אם התקבלו החלטות משותפות מכריעות, הערך החלטות אלה. עקוב אחר יישום ההחלטות. במקרה של חריגות בצעו תיקונים נחוצים או ערכו פגישת חירום.

פורסם על ידי Martin Hahn